Отказное письмо: когда нужно и как получить

Импортёры часто сталкиваются с ситуацией, когда товар не попадает под действие ни одного технического регламента ЕАЭС. В этом случае для таможенного оформления и розничной продажи требуется отказное письмо — официальный документ, подтверждающий, что обязательная сертификация или декларирование для данного товара не предусмотрены.

Что такое отказное письмо

Отказное письмо (также называют «информационное письмо» или «письмо об отсутствии необходимости подтверждения соответствия») — это документ, выданный аккредитованным органом по сертификации. Он официально подтверждает, что конкретный товар:

• Не включён в перечни продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия.
• Не подпадает под действие технических регламентов Таможенного союза (ТР ТС) или технических регламентов ЕАЭС.
• Не требует оформления декларации соответствия, сертификата, СГР или иных разрешительных документов.

Когда отказное письмо необходимо

На таможне

Таможенные органы вправе запросить подтверждение того, что ввозимый товар не подлежит обязательной сертификации. Без отказного письма груз может быть задержан до тех пор, пока импортёр не предоставит необходимые документы.

Для маркетплейсов

Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет и другие площадки при регистрации товарных карточек запрашивают разрешительную документацию. Если товар не требует сертификата или декларации, достаточно предоставить отказное письмо.

Для розничных сетей

Торговые сети проверяют наличие разрешительных документов при заключении договоров поставки. Отказное письмо подтверждает, что продавец действует в рамках закона.

При участии в тендерах

Государственные и коммерческие закупки часто включают требование предоставить подтверждение соответствия. Отказное письмо в этом случае заменяет сертификат или декларацию.

Какие товары обычно требуют отказное письмо

Типичные категории товаров, для которых оформляется отказное письмо:

• Аксессуары и галантерея — бижутерия, брелоки, заколки (кроме детских), визитницы.
• Канцтовары для взрослых — блокноты, ежедневники, папки (детские канцтовары подпадают под ТР ТС 007).
• Предметы интерьера — вазы, статуэтки, рамки для фото, свечи декоративные.
• Некоторые виды упаковки — когда упаковка не контактирует с пищевой продукцией.
• Промышленные компоненты — запасные части, сырьё, комплектующие (при условии, что на них не распространяются регламенты).
• Товары для животных — корма и принадлежности, не подпадающие под ветеринарные требования.

Определить, нужно ли вашему товару отказное письмо, можно по коду ТН ВЭД. Система Serter автоматически анализирует требования для каждого кода и показывает, если товару необходимо отказное письмо.

Как определить, нужно ли отказное письмо

Алгоритм проверки:

1. Найдите код ТН ВЭД вашего товара — это 10-значный код товарной номенклатуры. Если не знаете код, воспользуйтесь нашим поиском или прочитайте, как определить код ТН ВЭД.

2. Проверьте требования для кода — для каждого кода ТН ВЭД в базе данных указаны все применимые технические регламенты и типы документов.

3. Оцените результат:

   • Если для кода указаны регламенты → нужна декларация или сертификат.
   • Если для кода нет регламентов или указано «ОТКАЗНОЕ ПИСЬМО» → оформляйте отказное письмо.
   • Если требования условные (зависят от назначения товара) → необходим дополнительный анализ.

Как оформить отказное письмо

Что необходимо для оформления

• Полное описание товара (наименование, назначение, состав/материал, область применения).
• Код ТН ВЭД.
• Сведения о производителе.
• При импорте — контракт и инвойс.

Кто выдаёт отказное письмо

Отказное письмо выдаётся аккредитованным органом по сертификации (ОС), зарегистрированным в реестре Росаккредитации. Орган анализирует код ТН ВЭД и характеристики товара, после чего выдаёт заключение.

Сроки и стоимость

• Срок оформления — от 1 до 3 рабочих дней.
• Стоимость — от 3 000 рублей (зависит от количества наименований и сложности товара).
• Срок действия — как правило, бессрочно (до изменения законодательства или кода ТН ВЭД).

Отказное письмо и декларация соответствия: что выбрать

Импортёр не может самостоятельно выбирать между этими документами. Тип документа определяется объективно:

• Если товар подпадает под технический регламент → требуется декларация или сертификат.
• Если товар не подпадает ни под один регламент → оформляется отказное письмо.

Ошибка в определении может привести к штрафам. Например, оформление отказного письма на товар, который на самом деле подлежит сертификации, не освобождает от ответственности.

Типичные ошибки при оформлении

• Неправильный код ТН ВЭД — если код определён неверно, отказное письмо может оказаться недействительным для реального товара.
• Слишком общее описание товара — письмо должно однозначно идентифицировать товар.
• Обращение в неаккредитованную организацию — документ от организации без аккредитации не имеет юридической силы.
• Игнорирование условных требований — некоторые коды ТН ВЭД имеют условные требования, зависящие от возраста потребителя, назначения товара или материала изготовления.

Заключение

Отказное письмо — простой, но важный документ для товаров, не подлежащих обязательной сертификации. Оно защищает импортёра при таможенном оформлении, работе с маркетплейсами и розничными сетями.

Проверьте требования для вашего товара по коду ТН ВЭД на Serter или свяжитесь с нами для бесплатной консультации — мы определим, какой документ вам нужен.

Полезные ссылки

• Сертификат vs декларация: в чём разница — если товар всё-таки требует подтверждения соответствия.
• СГР — свидетельство о государственной регистрации — когда помимо декларации нужен ещё и СГР.
• Нотификация ФСБ — для электроники с шифрованием может потребоваться дополнительный документ помимо отказного письма.